Manuel Queiro: “Con la transformación cultural de los equipos seremos capaces de cualquier objetivo”

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Manuel Queiro, director de Compras y Aprovisionamiento de España.

Madrid, 22 de octubre de 2019-. A finales de 2018 la carrera profesional de Manuel Queiro daba un giro de 180 grados. Tras más de 30 años trabajando en diferentes áreas relacionadas con la dirección financiera, doce de ellos como director, recibió la responsabilidad de asumir la Dirección de Compras y Aprovisionamientos de España con un objetivo bien definido: reducir de manera drástica los costes a través de la creación de un nuevo departamento que unificara y profesionalizara todas las compras de la unidad española, buscando el mejor precio y las mejores condiciones para el grupo.

Para conseguirlo, su área se ha apoyado en la digitalización, con la implantación de procesos y aplicaciones que permiten gestionar de manera eficiente los costes, dedicando menos tiempo a las tareas administrativas y más a labores de análisis. Esto ha permitido que cada una de las personas que forman parte del equipo aporte valor, y ha logrado convertir Servicios Generales en un área de control y gestión eficiente del gasto.

En esta entrevista, conocemos cuáles son los principales avances hasta la fecha de su departamento, así como los nuevos proyectos en los que están trabajando.

¿Cuáles son los principales proyectos de eficiencia implementados recientemente?

Uno de los primeros objetivos que me fijé cuando asumí mi nueva responsabilidad, fue la de apoyarme en la digitalización para mecanizar la parte más administrativa del área, que consumía un porcentaje elevado de tiempo de las personas y no les permitía analizar la información que gestionaban. Gracias a la mecanización y a la labor conjunta con diferentes proveedores, hemos logrado mejorar nuestros resultados en diferentes áreas.

Se ha implementado una herramienta de gestión de flota que nos permite conocer información precisa de los más de 400 vehículos de flota de la unidad, siendo capaces de gestionarlos de forma más eficiente. Por ejemplo,  ahora rotamos los vehículos para evitar penalizaciones por incumplimiento de las cláusulas del renting, que suponían costes elevados.

Hemos optimizado además la gestión de viajes, pues disponemos de mayor visibilidad sobre los costes derivados tanto de los trayectos, como de los alojamientos y las dietas, lo que nos permite conocer, analizar y reducir nuestros gastos.

Por otra parte, la implantación del sistema ARIBA es uno de los proyectos más relevantes del área. Se trata de una plataforma que nos permite interactuar con los proveedores y que nos va a aportar transparencia, digitalización y acceso a un perímetro de proveedores mucho mayor, lo que repercutirá en una reducción de costes.

En esta plataforma se publicarán las licitaciones de compras con todos los pliegos de condiciones. Cada proveedor que desee optar dispondrá de la misma información, y podrán subir sus ofertas para que sean evaluadas de forma objetiva y transparente.

Por último, con el objetivo de trabajar con proveedores homologados por la compañía, hemos negociado con un grupo de ellos para facilitar la adquisición de distintos productos de hostelería, limpieza, y repuestos genéricos para que el personal de las tiendas y delegaciones accedan a la plataforma y realicen las compras necesarias para su centro de trabajo. Una de las claves para garantizar un uso óptimo de estas plataformas es la capacidad para planificar las necesidades y evitar gestionar compras por excepción.

Todos estos desarrollos están contribuyendo a generar importantes ahorros en la unidad, siempre a través de un cambio en la manera de gestionar, tanto en el propio departamento como por parte del cliente interno.

¿Dónde tenemos aún un margen de mejora? ¿Cuáles son los planes que tenemos en marcha?

Tenemos que continuar trabajando en la mejora de vehículos de flota. Para ello, hemos previsto realizar diversas acciones. Entre ellas, cabe destacar la geolocalización, que nos va a permitir reducir consumos e implementar mejores prácticas.

Además, tenemos que explorar el formato de renovación del parque, con un peso muy importante del renting, pero analizando otras alternativas en función de las necesidades.

En relación al consumo de electricidad, al margen de la negociación realizada en el precio de kilovátios, hemos iniciado un proyecto de eficiencia energética que nos permitirá reducir los consumos sin penalizar el negocio. Para ello, además de concienciar a los distintos equipos de las salas, tiendas y delegaciones sobre la importancia de un consumo responsable, con gestos tan sencillos como apagar las luces o el aire acondicionado al finalizar la jornada laboral, vamos a trabajar con un sistema que nos permite mejorar el control energético mediante una plataforma de gestión que monitoriza y controla en tiempo real el encendido/apagado de los equipos de aire acondicionado y de la iluminación.

Con esta acción, además de ahorrar en el consumo, se impulsa la mejora continua de la eficiencia energética en todos los centros de trabajo, sensibilizando a los empleados en la importancia de reducir la huella de CO2.

Además, iniciamos otra serie de acciones encaminadas a la sostenibilidad medioambiental y nos sumamos a la guerra al plástico de un solo uso, buscando alternativas más limpias. En este sentido, hemos instalado recientemente fuentes de agua en la sede de Alcobendas y regalado a todos los empleados botellas de cristal.

De igual modo, afianzamos nuestro compromiso con la gestión responsable de residuos y la reducción de la producción de los mismos.

En otro orden de cosas, tenemos oportunidad de mejorar en temas vinculados con la negociación de contratos con diversos proveedores, capítulo en el que estamos trabajando y que nos está reportando grandes beneficios en el control de costes.

¿Quiénes forman este departamento y cómo es su relación con las demás unidades de negocio? ¿Cómo se impulsan el intercambio de mejores prácticas y otras sinergias?

En el equipo somos doce personas, y existen dos áreas muy definidas dedicadas a compras y a la gestión de los gastos generales.

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Parte del equipo de trabajo de Manuel Queiro.

Se trata de un equipo heterogéneo, pero he de reconocer la buena disposición de todos para la puesta en marcha del área y para la consecución de los objetivos definidos.

Cuando me incorporé al equipo, me fijé que éste estuviera cohesionado, por lo que tenemos definidas reuniones con carácter semanal, de duración muy corta pero de gran calado, que nos permiten conocer a todos cuáles son los temas en curso, objetivos a corto plazo y grado de avance respecto a los objetivos más globales. Estos encuentros son además una oportunidad para que cada persona pueda aportar ideas sobre proyectos que no son estrictamente de su responsabilidad. Ha sido muy gratificante encontrarme con un equipo muy participativo, ávido por aportar.

En cuanto a la interacción con otras áreas, es prácticamente diario. Para generar una compra es obligatorio colaborar con distintos equipos para definir la necesidad con sus especificaciones técnicas, así como ver temas de presupuesto con Financiero, condiciones legales con Asesoría, etc.

Antes de la creación de este departamento, existía un número relevante de personas – en torno a 60- que, de una manera u otra, intervenían en el proceso de compras. En el proceso actual este número se ha reducido significativamente, lo que nos aporta mayor visibilidad y capacidad para analizar si se está realizando de manera óptima bajo las premisas de austeridad y ahorro definidas por la Dirección.

Es innegable que a todos nos ha costado arrancar con el proyecto, pero estoy seguro de que, a día de hoy, vamos en la buena dirección.

Asumir nuevos procesos y cambiar algo que todos llevamos en nuestro ADN, el rol de comprador, no es sencillo. Estamos cediendo algo que consideramos parte del proceso interno del área y tendemos a pensar que otros no van a saber gestionar la compra, porque desconocen todo lo que hay detrás. Es necesario cambiar este pensamiento y confiar en que hay profesionales especializados en estos temas capaces de obtener los mejores resultados sin menoscabar la calidad y sin perjudicar el objetivo de cada área, dado que la suma de todos los objetivos, conforman la razón de ser de la compañía. Es en este cambio de mentalidad, en este cambio cultural, donde se hace más necesario realizar un esfuerzo.

En relación a nuestra colaboración con otras unidades de negocio, existe coordinación con los departamentos de Compras de todos los países, lo que nos permite compartir las mejores prácticas. Un ejemplo reciente es la implantación de la eficiencia energética que, en un espacio breve de tiempo, se extenderá a México, Argentina, Colombia y Uruguay gracias a nuestra colaboración. De igual modo, nosotros hemos implantado un sistema de mensajería para apuestas deportivas que hemos puesto en marcha gracias a un proyecto desarrollado en México y que está reportando grandes ventajas en su relación con los clientes.