Madrid, 22 ottobre 2019-. Alla fine del 2018, la carriera professionale di Manuel Queiro ha avuto una svolta di 180 gradi. Dopo oltre 30 anni di lavoro in diverse aree legate alla gestione finanziaria, dodici dei quali come direttore, ha assunto la direzione del dipartimento Acquisti e Approvvigionamenti della Spagna con un obiettivo ben definito: ridurre drasticamente i costi attraverso la creazione di un nuovo dipartimento che unificasse e rendesse professionale tutti gli acquisti dell’unità spagnola, con la ricerca del miglior prezzo e delle migliori condizioni per il gruppo
Per raggiungere questo obiettivo, la sua area ha fatto affidamento sulla digitalizzazione, con l’implementazione di processi e applicazioni che consentono di gestire i costi in modo efficiente, dedicando meno tempo alle attività amministrative e più all’analisi. Ciò ha permesso a ciascuna delle persone che fanno parte del team di apportare valore e di trasformare il dipartimento Servizi Generali in un’area di controllo e di gestione efficiente della spesa.
Con questa intervista scopriamo quali sono i principali progressi fatti fino ad oggi dal suo dipartimento e quali i nuovi progetti su cui il suo dipartimento sta lavorando.
Quali sono i principali progetti di efficienza realizzati di recente?
Uno dei primi obiettivi che mi sono prefissato quando ho assunto la mia nuova responsabilità è stato quello di avvalermi della digitalizzazione per meccanizzare la parte più amministrativa dell’area che investiva molto tempo nell’attività amministrativa a discapito del resto del lavoro. Grazie alla meccanizzazione e al lavoro congiunto con diversi fornitori, siamo riusciti a migliorare i nostri risultati in diverse aree.
È stato implementato uno strumento di gestione della flotta aziendale che ci consente di conoscere informazioni precise sugli oltre 400 veicoli della flotta dell’unità spagnola e di gestirli in modo più efficiente. Ad esempio, abbiamo messo in rotazione i veicoli per evitare sanzioni per la violazione delle clausole di renting, che prevedevano costi elevati.
Abbiamo anche ottimizzato la gestione dei viaggi, ottenendo una maggiore visibilità sui costi relativi agli spostamenti, agli alloggi e ai pasti; cosa che ci consente di conoscere, analizzare e ridurre le nostre spese.
D’altro canto, l’implementazione del sistema ARIBA è uno dei progetti più rilevanti nell’area. Si tratta di una piattaforma che ci consente di interagire con i fornitori e che ci porterà trasparenza, digitalizzazione e accesso ad un perimetro molto più ampio di fornitori, con un impatto sulla riduzione dei costi.
Su questa piattaforma saranno pubblicati i processi di offerta con tutti i capitolati d’appalto. Tutti i fornitori che desidereranno partecipare avranno le stesse informazioni e potranno inserire le propie offerte in modo che possano essere valutate in maniera obiettiva e trasparente.
Infine, con l’obiettivo di collaborare con i fornitori approvati dall’azienda, abbiamo negoziato con un gruppo di questi per agevolare l’acquisizione di diversi prodotti di ristorazione, pulizia e pezzi di ricambio generici in modo che il personale possa accedere alla piattaforma e provvedere agli acquisti necessari per il propio posto di lavoro. Una delle chiavi per garantire un utilizzo ottimale di questa piattaforma è la capacità di pianificare le esigenze ed evitare di gestire gli acquisti in via eccezionale.
Tutti questi sviluppi stanno contribuendo a generare risparmi significativi, sempre attraverso un cambiamento nel modo di gestire, sia all’interno del dipartimento che da parte del cliente interno.
Dove abbiamo ancora margini di miglioramento? Quali sono i piani che abbiamo in corso?
Dobbiamo continuare a lavorare sul miglioramento dei veicoli della flotta. Per questo, abbiamo programmato varie azioni. Tra queste, vale la pena evidenziare la geolocalizzazione, che ci permetterà di ridurre i consumi e attuare la prassi migliore.
Inoltre, dobbiamo esplorare il modo di rinnovare il parco, con un peso molto importante del renting, ma analizzando altre alternative a seconda delle esigenze.
In relazione al consumo di energia elettrica, oltre alla negoziazione condotta sul prezzo dei khilowatt, abbiamo avviato un progetto di efficienza energetica che ci consentirà di ridurre i consumi senza penalizzare il business. Per fare questo, oltre a sensibilizzare i diversi team delle sale,dei corner e delle sedi sull’importanza di un consumo responsabile, con gesti semplici come spegnere le luci o l’aria condizionata alla fine della giornata lavorativa, lavoreremo con un sistema che ci consente di migliorare il controllo energetico attraverso una piattaforma di gestione che monitori e controlli in tempo reale l’accensione/spegnimento delle apparecchiature di condizionamento e illuminazione
In questo modo oltre al risparmio sui consumi, viene promosso il miglioramento continuo dell’efficienza energetica in tutti i luoghi di lavoro, sensibilizzando i dipendenti sull’importanza di ridurre l’impatto di CO2.
Inoltre, stiamo intraprendendo un’altra serie di azioni volte alla sostenibilità ambientale e ci uniamo alla guerra per la plastica monouso, cercando alternative più ecologiche. In questo senso, abbiamo recentemente installato erogatori d’acqua presso la sede di Alcobendas e donato bottiglie di vetro a tutti i dipendenti.
Allo stesso modo, rafforziamo il nostro impegno per la gestione responsabile dei rifiuti e la riduzione della loro produzione.
Altresì, abbiamo l’opportunità di migliorare le questioni relative alla negoziazione di contratti con vari fornitori, un capitolo su cui stiamo lavorando e che ci sta dando grandi vantaggi in merito al controllo dei costi.
Chi fa parte di questo dipartimento e come è il loro rapporto con le altre business unit? Come vengono promossi gli scambi delle tecniche migliori e altre sinergie?
Nel team ci sono dodici persone e ci sono due aree ben definite dedicate agli acquisti e alla gestione delle spese generali.
È un team eterogeneo, ma devo riconoscere a tutti la volontà di avviare l’area e di raggiungere gli obiettivi definiti.
Quando mi sono unito al team, volevo che fosse un team coeso, quindi abbiamo definito riunioni settimanali, di durata molto breve ma di ampia portata, che ci consentono di conoscere i problemi in corso, gli obiettivi a breve termine e il grado di avanzamento degli obiettivi più globali. Questi incontri rappresentano anche un’opportunità per tutti di contribuire con idee a progetti che non sono strettamente di propia responsabilità. È stato molto gratificante incontrare un team molto partecipativo e collaborativo.
Per quanto riguarda l’interazione con altre aree, è praticamente quotidiana. Per realizzare un acquisto, è obbligatorio collaborare con diversi team per definire la necessità e le sue caratteristiche tecniche, nonché analizzare i problemi di budget con il dipartimento Finannziario, condizioni legali con un Legale ecc.
Prima che nascesse questo dipartimento, un numero significativo di persone – circa 60 – in un modo o nell’altro intervenivano nel processo di acquisto. Nell’attuale processo questo numero è stato notevolmente ridotto, il che ci dà una maggiore visibilità e capacità di analizzare se l’acquisto viene eseguito in modo ottimale, nel rispetto dei presupposti di austerità e di risparmio definiti dalla Direzione.
È innegabile che l’avvio di questo progetto è stato complicato per tutti, ma sono sicuro che oggi stiamo andando nella giusta direzione.
Adottare nuovi processi e cambiare qualcosa che tutti noi portiamo nel nostro DNA, il ruolo dell’acquirente, non è facile. Stiamo rinunciando a qualcosa che consideriamo parte del processo interno dell’area e tendiamo a pensare che gli altri non sapranno come gestire l’acquisto, perché non conoscono tutto ciò che gli ruota intorno È necessario cambiare questo pensiero e confidare nel fatto che ci sono professionisti specializzati, in grado di ottenere i migliori risultati senza compromettere la qualità e senza danneggiare l’obiettivo di ogni area, poiché la somma di tutti gli obiettivi, è la ragion d’essere dell’azienda. È in questo cambiamento di mentalità, in questo cambiamento culturale, che è ancor più necessario fare uno sforzo.
In relazione alla nostra collaborazione con altre unità aziendali, esiste un coordinamento con i dipartimenti Acquisti di tutti i paesi, che ci consente di condividere le migliori tecniche e prassi. Un esempio recente è l’introduzione dell’efficienza energetica che, in breve tempo, sarà estesa a Messico, Argentina, Colombia e Uruguay, grazie alla nostra collaborazione. Allo stesso modo, abbiamo introdotto un sistema di messaggistica per le scommesse sportive che abbiamo lanciato grazie a un progetto sviluppato in Messico e che sta portanto grandi vantaggi nel rapporto con i clienti.
