Madrid, 23 dicembre 2020.- Nella nostra vita quotidiana sono molti i fattori e le situazioni che ci rubano tempo e distraggono la nostra attenzione; in molte occasioni passano però quasi inosservati,. Per la necessità del telelavoro, si sono moltiplicati e dobbiamo imparare a identificarli per affrontarli e non ridurre la nostra efficienza.
Proprio l’efficienza è uno dei pilastri della nostra cultura, strettamente legata alla corretta gestione di questi fattori e situazioni. Una cattiva organizzazione delle nostre priorità, un eccesso di riunioni, l’invio di e-mail senza contenuto pertinente o a destinatari non necessari o una limitata capacità nello scrivere i messaggi, tutto contribuisce all’imposizione di modelli di lavoro improduttivi nelle organizzazioni.
Per questo in Codere ci siamo proposti di identificare i principali fattori che ci rubano tempo e di sradicarli. Perché solo con la collaborazione collettiva potremo raggiungere l’obiettivo comune di essere molto più produttivi ed efficienti, anche con il telelavoro.
Quando più è troppo
La necessità del telelavoro ci ha portato a utilizzare molto più frequentemente la posta elettronica, le videoconferenze, il telefono o la messaggistica istantanea. A volte non siamo sufficientemente consapevoli delle ore in cui lo facciamo, né della frequenza. Ora più che mai, dobbiamo sforzarci di essere rigorosi e concreti nel definire ciò di cui abbiamo bisogno, come e entro quando.
Alcuni dei ladri di tempo che dobbiamo definire e combattere sono:
Caselle di posta eccessivamente piene: prima di inviare un’e-mail, pensa attentamente al messaggio, deve essere breve e concreto. Attento alla scrittura e pensa se sia necessario inviarla a più destinatari per non generare catene. Non mettere in copia una persona tanto per metterla. Valuta se tale messaggio veramente aggiunge valore alla ricezione della tua email. Evita le e-mail senza contenuti come, Ok! Grazie! Visto !, e ancor di più, non inviare questa risposta in copia a tutte le persone che hanno ricevuto la mail originaria.
Riunioni inefficaci: prima di convocare una riunione, bisogna considerare se è davvero necessaria, quali persone invitare, condividere in anticipo il contenuto della riunione e la definizione dei compiti per ciascuno dei partecipanti, nonché stabilire una durata specifica senza dilungarsi troppo.
Inoltre, è obbligatorio essere puntuali, evitare distrazioni e attenersi al programma di lavoro. Infine, è consigliabile scrivere un documento che sia condiviso da tutti i partecipanti e consenta il monitoraggio degli argomenti discussi
Presentazioni di basso impatto e di scarso valore: prima di preparare la presentazione in PowerPoint, valuta se puoi trasmettere ciò che vuoi condividere, senza fare affidamento su poche diapositive, ma con un discorso ben organizzato e con argomenti solidi e ben strutturati. Inoltre, inizia sempre con la conclusione o il riepilogo del punto a cui vuoi arrivare.
Se decidi di elaborare un PowerPoint, un buona rappresentazione e un messaggio ben definito e concreto ci aiuteranno a catturare l’attenzione del pubblico. Per questo, le presentazioni non devono essere lunghe e cariche di diapositive. Un buon indice aiuta a definire il contenuto e a rivelare l’obiettivo. Inoltre, le immagini sono megllio delle parole e aiutano a visualizzare i concetti in modo più intuitivo.
Telefonate: quando possibile, si consiglia l’utilizzo di WhatsApp per condividere immediatamente un messaggio o un contenuto. Ancora una volta, dobbiamo essere brevi e molto chiari nell’ esprimerci. Allo stesso modo si possono inviare documenti, ma in questo caso è necessario garantire il rispetto delle regole stabilite dalla Direzione Sicurezza delle Informazioni. Ricorda che è meglio utilizzare mezzi gratuiti e aziendali, come Teams o WhatsApp, rispetto alle chiamate convenzionali.
Oltre a questi ladri di tempo, ce ne sono molti altri che devono essere identificati ed eliminati:
Disorganizzazione: attività ripetute, disorientamento o difficoltà a trovare le cose, contribuiscono a far perdere tempo.
Distrazioni: il loro impatto sulla vita quotidiana è più dannoso di quanto si possa immaginare a priori. Al di là dell’interruzione stessa, abbiamo bisogno di 10 minuti per tornare al livello di concentrazione precedente all’interruzione, quindi dobbiamo assolutamente evitarle.
Temporeggiare: prendere un caffè, andare in bagno, iniziare a svolgere attività che non hanno nulla a che fare con il nostro lavoro … Ogni scusa è buona per lasciare tutto a dopo.
Delegare: una distribuzione inappropriata dei compiti è un’enorme perdita di tempo, sia nel caso in cui non si sia in grado di delegare o in cui si attribuiscano compiti a persone che non hanno le capacità di svolgerli.
Definizione errata degli obiettivi: questo è uno dei principali errori commessi nelle aziende e genera ore perse. Stabilisci obiettivi a breve, medio e lungo termine per evitare di perderé tempo e concentrati sul raggiungimento degli obiettivi.
Cattiva comunicazione: attività ripetute, incomprensioni, problemi che non arrivano alle persone che devono risolverli … La cattiva comunicazione è un altro problema serio da affrontare per non perdere e non far perdere tempo.
La soluzione a tutto questo è la pianificazione. Organizzarsi è la chiave per vincere i ladri di tempo. Quindi, la prima cosa da fare sarà sapere quali compiti ci sono da svolgere, dare a ciascuno di essi una priorità, definendo un programma per ogni attività e stabilendo una routine.
