Madrid, 3 aprile 2023.- Il nostro piano di trasformazione continua a muoversi verso una struttura più globale e semplificata, per ottenere aree di lavoro più integrate ed efficienti.
E ha un riflesso particolare nella nostra catena di distribuzione, che ha compiuto notevoli progressi in questo senso, non solo attraverso i progressi implementati con la digitalizzazione di alcuni dei suoi processi interni, ma nell’ultimo anno, attraverso procedure che consentono di coordinare e ordinare il rapporto di AcquistI con l’area Legale, ottenendo una maggiore efficienza.
Gestione della catena di acquisti
Nel 2022 la catena di fornitura di Codere sarà composta da oltre 8.800 fornitori che hanno il compito di fornire i prodotti e i servizi necessari per rispondere alle diverse esigenze del gruppo. L’azienda li classifica in cinque categorie (terminali di gioco, business online, terminali scommesse, acquisti e forniture tecnologiche e altri acquisti -telefonia, marketing, consumo…-), al fine di effettuare una migliore analisi per aree specifiche, per un trattamento più efficiente.
Per Manuel Queiro, Direttore Acquisti e Fornitori, “Il processo di acquisto ha generato un grande flusso di documentazione e attività che, a volte, era complesso da elaborare. La digitalizzazione e l’organizzazione interna ci hanno permesso di fare un salto significativo verso l’efficienza”.
Tra questi processi vi sono la centralizzazione della gestione dei fornitori, attraverso piattaforme che ne consentono l’ottimizzazione per determinati prodotti -riducendo i costi e semplificando il lavoro amministrativo-; l’implementazione della piattaforma gestionale SAP ARIBA, per l’automazione del processo di acquisto attraverso una piattaforma integrata in cloud; o il potenziamento della piattaforma VIM (Vendor Invoice Management), che consente una più ordinata ed efficace gestione dei costi, grazie alla digitalizzazione del processo amministrativo di contabilità e gestione dei pagamenti. Ma questi sono solo alcuni esempi dei progressi raggiunti.
A tali progressi, si aggiunge l’implementazione di un recente protocollo specifico con lo stesso obiettivo di ottimizzare l’efficienza e il controllo interno.
Un protocollo che migliora il coordinamento interno
Nel nostro Manuale delle Politiche e delle Procedure per gli Acquisti sono definiti i principi che regolano le pratiche relative alle attività di acquisto dell’azienda, compreso il perimetro di spesa e di investimento nei fornitori. Il modello di contrattazione globale in azienda è supervisionato dalla Direzione Generale e dalla Direzione Acquisti, anche se sono diverse le aree coinvolte nel processo (Data Protection o Area Legale, tra le altre).
Inoltre, come già anticipato, a gennaio l’azienda ha avviato il Protocollo per la revisione dei contratti e del processo di acquisto/acquisti informatici, una procedura interna che viene attivata prima dell’erogazione del servizio.
Il suo scopo è quello di razionalizzare il coordinamento tra le aree coinvolte -in particolare acquisti/acquisti IT e Consulenza Legale Aziendale- e fornire una risposta rapida ed efficiente ai quesiti emersi nel processo, in relazione alle fasi di proposta, omologazione, revisione e preparazione della documentazione contrattuale e contrattazione che, a loro volta, rispondono a una serie di passaggi in cui intervengono diverse aree coinvolte,e che riassumiamo brevemente nel seguente diagramma di flusso.
Miglioramento dell’efficienza dei processi
Tra i miglioramenti promossi dal nuovo protocollo, spiccano:
- Snellimento e organizzazione del canale di consultazione interna durante il processo. Le richieste interne alle aree critiche coinvolte, come la Protezione dei dati, la Direzione per la Sicurezza Informatica e i Rischi Tecnologici o la Consulenza Legale, sono perfettamente definite per garantirne la flessibilità Lo stesso vale per le necessarie riunioni di chiarimento, che seguiranno un modello standard predefinito per massimizzare l’efficienza.
- Allo stesso modo, tali processi comportano un miglioramento dei tempi di risposta e delle scadenze, e devono essere affrontati in modo chiaro e sintetico, secondo le scadenze prestabilite, incidendo positivamente sul flusso generale.
Le diverse aree coinvolte nel processo concordano nell’affermare che il nuovo protocollo sta dimostrando che l’istituzione di un processo di comunicazione tra l’Ufficio Acquisti/IT e l’Ufficio Legale Corporativa non solo favorisce un migliore coordinamento e comunicazione tra i dipartimenti ma consente anche una risposta rapida, efficiente e armonizzata.
Per Juan Carlos Ramos, direttore corporativo di Acquisti IT, “infatti, ordinare la catena delle responsabilità migliora sensibilmente i tempi nei processi interni, velocizzando l’implementazione dei progetti strategici”.
Questo miglioramento diventerà sempre più evidente con l’implementazione di nuovi moduli sulla piattaforma Ariba, direttamente collegati alla parte di approvvigionamento e gestione della domanda
È ancora presto per vedere risultati decisivi per quanto riguarda l’impatto di questa procedura, anche se possiamo già vedere la sua corretta attuazione e un alto grado di impegno da parte delle aree interessate.
Le informazioni e la documentazione integrativa sul processo globale di acquisto sono disponibili per tutti i dipendenti sulla intranet aziendale.
Recentemente, sono state inoltre aggiunte e le Condizioni Generali di Protezione dei Dati anche in inglese per una maggiore accessibilità a tutti i tipi di fornitori.
