Madrid, 18 dicembre 2024.- Nel settembre 2023, Carlos Acha García-Noblejas è entrato a far parte di Codere come direttore globale di Acquisti, con la missione di trasformare quest’area strategica. Da quando è arrivato, ha guidato iniziative volte a standardizzare e ottimizzare i processi, consolidare le relazioni con i nostri fornitori, migliorare l’efficienza complessiva e rafforzare il controllo operativo. In questa intervista, ci racconta le sue idee sulle sfide iniziali, i risultati raggiunti e gli obiettivi che segneranno il futuro della gestione degli acquisti in azienda.
Com’era la situazione della funzione Acquisti quando sei entrato in Codere?
La mia prima impressione appena arrivato in Azienda è stata quella di una squadra con un carico di lavoro amministrativo pesante, con pochissimo potere negoziale con i fornitori, una moltitudine di ordini da fare, approvare, risolvere… Logicamente, trattandosi di un ufficio Acquisti, la cosa non aveva molto senso.
Naturalmente abbiamo potuto iniziare a lavorare perché la volontà della squadra è stata determinante. La predisposizione al cambiamento e alla scoperta di un nuovo modo di lavorare è stato ciò che ci ha permesso di procedere verso un cambiamento come quello che conosciamo oggi.
Fin dal primo giorno abbiamo iniziato a lavorare sulla riassegnazione dei compiti e sulla definizione dei processi necessari per migliorare la situazione di ciascun continuarmembro del team globale.
Il primo cambiamento che abbiamo apportato e che è presente tutt’oggi è stato l’inserimento di Paula Honz e Laura Delfino come responsabili degli acquisti in Argentina e Uruguay.
L’ingresso di Germán Muruaga in azienda e poi alla Direzione degli Acquisti Spagna, ha comportato il trasferimento di Nayeli Valdez alla Direzione degli Acquisti in Messico e di Manuel Queiro alla Direzione delle Infrastrutture in Spagna.
L’unificazione di Panama e Colombia ha fatto sì che Pilar Santos assumesse la gestione di entrambi i paesi
Abbiamo inoltre rafforzato la posizione di Vincenzo Orofino in Italia, focalizzata sulla riorganizzazione dell’area Acquisti e molto più orientata al raggiungimento degli obiettivi.
Abbiamo anche il pieno coinvolgimento del team corporativo di Acquisti (SSII) in un anno difficile da gestire, ma che ha generato sinergie tra le aree IT, Acquisti e Corporate.
Devo ringraziare tutti loro e il resto del team per il supporto nel raggiungere i traguardi necessari in questa nuova fase del Dipartimento Acquisti Globale.
Quali sono state quindi le principali aree di miglioramento e quali obiettivi vi siete posti?
Come dicevo, era fondamentale capire il funzionamento del dipartimento. Non c’era quasi nessuna relazione tra i paesi e questo è stato un fatto rilevante per quello che sarebbe successo dopo. Abbiamo iniziato a lavorare come un team globale, per vedere quali fossero i processi efficaci a livello locale e poterli sfruttare in modo globale e utilizzare indipendentemente dal paese.
Nei primi mesi abbiamo lavorato per comprendere tutto questo alla perfezione
Fin dall’inizio abbiamo iniziato ad implementare il “Programma di gestione degli acquisti globali” (GPP), che interessa gran parte dell’organizzazione. Questo progetto si basa su quattro pilastri fondamentali: l’omologazione dei fornitori, la classificazione della spesa, le autorizzazioni nei flussi di approvazione e il miglioramento degli ordini di acquisto.
Tutto ciò ha un impatto significativo sulle diverse aree e attività di Codere a livello globale, poiché agiscono sulla spesa, sull’organizzazione, sul processo decisionale, sul miglioramento dei rapporti e sull’ottimizzazione della spesa, tra gli altri aspetti fondamentali.
Questi processi e strumenti quali miglioramenti ed efficienze comportano per il gruppo?
I processi e gli strumenti che abbiamo implementato in Acquisti non solo ottimizzano le nostre risorse e riducono i costi, ma hanno anche un impatto diretto sulla competitività del gruppo.
Uno degli aspetti più importanti è il controllo della spesa. Siamo riusciti a ridurre gli scostamenti di bilancio e migliorare la ripartizione delle spese, assicurando un utilizzo più efficiente delle risorse. Inoltre, identifichiamo ed eliminiamo le spese non necessarie, ottimizzando la nostra gestione finanziaria.
In termini di efficacia operativa, abbiamo migliorato l’efficienza dei processi di acquisto, riducendo i tempi, standardizzando le procedure e automatizzando le attività ripetitive. Ciò non solo riduce al minimo gli errori, ma consente anche al team di concentrarsi su attività più strategiche che aggiungono più valore.
Un altro grande passo avanti è stato il rafforzamento della nostra posizione negoziale con i fornitori. Grazie all’ottimizzazione di questi processi, abbiamo ottenuto prezzi migliori, termini di pagamento più favorevoli e una qualità superiore nei prodotti e servizi che acquistiamo. A lungo termine, stiamo costruendo relazioni più solide con i nostri fornitori, che generano anche valore per Codere.
Siamo anche riusciti a trasformare i nostri processi decisionali, basandoci su dati affidabili e aggiornati, che ci hanno permesso di prendere decisioni più rapide e più accurate. Questo ci aiuta anche ad adattarci meglio ai cambiamenti del mercato, sia in termini di prezzi che di domanda o tendenze.
Infine, tutto questo lavoro ci ha permesso di generare risparmi significativi. Questo non solo migliora la nostra competitività, ma ha un impatto positivo sul nostro EBITDA e sul flusso di cassa dell’azienda.
Quali sono i principali progressi raggiunti in questo periodo?
Si è raggiunto un punto di svolta con l’assunzione, lo scorso luglio, di Pilar Martínez-Fresneda.
Il suo contributo e aiuto sono stati fondamentali per migliorare in modo significativo i progressi nell’implementazione del progetto Acquisti.
Ad oggi, in linea generale, abbiamo portato a termine più del 75% dell’implementazione del progetto, che continueremo nel 2025 con l’arduo compito di Omologazione dei Fornitori, in stretta collaborazione con il Dipartimento di Compliance.
Abbiamo classificato tutte le spese dell’azienda, stabilendo una nuova tassonomia in cui si unificano nove categorie principali comuni a tutta Codere, con oltre 340M€ identificati per fornitore e paese.
I flussi di approvazione globale sono stati riprogettati. Siamo partiti da una varietà del tutto eterogenea di livelli di spesa e di approvazione nei diversi Paesi e l’abbiamo trasformata in un unico processo che semplifica il lavoro di tutti i dipartimenti coinvolti.
Allo stesso tempo, il flusso di approvazione degli ordini è stato migliorato. Ora, ogni ordine di acquisto include informazioni finanziarie chiave, come il budget disponibile, le informazioni sulla negoziazione effettuata, ecc… che faranno sì che, entro il 2025, tutta la spesa sia accompagnata da un ordine.
Naturalmente, non possiamo dimenticare un aspetto importante di qualsiasi Dipartimento Acquisti, ossia il risparmio associato all’implementazione di nuovi processi e procedure.
Quali sono ora gli obiettivi principali per la Direzione Globale Acquisti?
Come sempre, il nostro obiettivo è fornire servizio alle diverse aree e dipartimenti dell’organizzazione, come un team di supporto.
La Direzione Acquisti ha davanti a sé un 2025 fondamentale per il consolidamento del dipartimento.
Questo significa completare l’implementazione dei processi di cui abbiamo parlato prima: omologazione dei fornitori, tutte le spese devono essere accompagnate da un ordine di acquisto, e continuare a lavorare sulla gestione della spesa globale di Codere.
Cercheremo ancora una volta di aumentare i risparmi dell’azienda, ora che ci troviamo in un momento più tranquillo in termini di disponibilità economica e volontà di negoziare con i fornitori
Quali nuovi progetti o processi saranno implementati prossimamente per ottimizzare ulteriormente questa funzione?
Il processo principale sarà l’implementazione della campagna “Tutti gli acquisti con PO” progettata per supportare il processo di acquisto con ordine di acquisto, e ridurre al minimo la ricezione di fatture da parte dei fornitori senza un ordine di acquisto generato prima dell’acquisizione del bene o servizio.
I principali vantaggi di questo processo includono una maggiore conformità interna ed esterna, semplificando l’approvazione e il controllo prima della stipula del contratto. Inoltre, fornisce una maggiore visibilità della spesa, poiché gli ordini di acquisto offrono un livello di dettaglio più preciso a livello di linea di spesa. Consentirà inoltre un adeguato riconoscimento delle spese e un migliore tracciamento dei pagamenti, contribuendo alla riduzione del tempo totale del ciclo di fatturazione. Tutto ciò porterà a ridurre i pagamenti errati o duplicati.
Come dato rilevante, nel 2023 più della metà delle fatture elaborate in Codere sono state registrate senza ordine né autorizzazione preventiva. Oggi la situazione è migliorata, ma siamo ancora lontani dall’obiettivo.
Come possiamo supportare i collaboratori nel corretto funzionamento di questi processi?
In questi giorni sono state inviate numerose comunicazioni all’azienda, con l’intento di promuovere il lavoro che si sta portando avanti nella nostra area.
Vi chiediamo di supportarci nella corretta e rapida attuazione dei processi definiti. Abbiamo bisogno che partecipiate a quello che è già un nuovo modo di lavorare in Codere.
Lasciamo che ci si chieda se c’è qualche errore o possibilità di miglioramento. L’aiuto costruttivo da parte di qualsiasi dipartimento che collabora è sempre il benvenuto. Siamo sicuri che, nel breve termine, sarà di grande aiuto ed elimineranno molti oneri amministrativi per le persone coinvolte.
