Ladrones de nuestra eficiencia

embajada-espanola

Madrid, 23 de diciembre de 2020.- En nuestro día a día, existen multitud de factores y situaciones que nos roban el tiempo y distraen nuestra atención que, en muchas ocasiones, pasan casi desapercibidos. Como consecuencia de la necesidad de teletrabajar, estos ladrones se han multiplicado y debemos aprender a identificarlos para hacerles frente y que no nos resten eficiencia.

Y es que precisamente la eficiencia es uno de los pilares de nuestra cultura, muy vinculada con la adecuada gestión de estos distractores. Una mala organización de nuestras prioridades, un exceso de reuniones, el envío de correos sin contenido relevante o a destinatarios innecesarios, o una capacidad limitada para concretar mensajes, contribuyen a que en las organizaciones se impongan modelos de trabajo poco productivos.

Por esa razón, en Codere nos hemos propuesto identificar los principales ladrones del tiempo y erradicarlos. Porque solo con la colaboración colectiva seremos capaces de lograr el objetivo común de ser mucho más productivos y eficientes, también en teletrabajo.

Cuando más es menos

La necesidad de realizar teletrabajo ha propiciado que utilicemos con mucha más frecuencia el correo electrónico, las videoconferencias, el teléfono o la mensajería instantánea. En ocasiones no somos suficientemente conscientes de las horas a las que lo hacemos, ni tampoco de la frecuencia. Ahora más que nunca, debemos hacer el esfuerzo de ser rigurosos y concretos a la hora de definir qué necesitamos, cómo y para cuándo.

Algunos de los ladrones en los que debemos fijarnos y combatir son:

Buzones de correo desbordados: antes de enviar un correo, piensa muy bien el mensaje, para que sea breve y concreto. Cuida la redacción y decide la necesidad de enviárselo a más de un receptor para no generar cadenas. No pongas en copia a una persona solo por ponerla. Evalúa si realmente le aporta valor recibir tu correo. Evita los correos sin contenido del tipo, ¡Ok! ¡Gracias! ¡Visto!, y mucho menos aún, envíes esta respuesta copiando a todas las personas que recibieron el correo.

Reuniones ineficaces: antes de convocar una reunión hay que considerar si es realmente necesaria, a qué personas invitamos, compartir con antelación el contenido de la misma y la definición de las tareas para cada uno de los asistentes, así como establecer un tiempo determinado de duración y no excederse.

Además, es obligatorio ser puntual, evitar las distracciones y ceñirse a la agenda de trabajo. Por último, es aconsejable redactar un acta que se comparta con todos los participantes y permita hacer seguimiento de los temas tratados.

Presentaciones de bajo impacto y escaso valor: antes de preparar tu presentación en PowerPoint, valora si eres capaz de transmitir lo que quieres compartir sin apoyarte en unas diapositivas, con un discurso bien elaborado y con argumentaciones sólidas y bien estructuradas. Además, comienza siempre por la conclusión o el resumen del punto al que quieres llegar.

Si decides realizar un PowerPoint, una buena redacción y un mensaje bien definido y concreto nos ayudarán a captar la atención de la audiencia. Para ello, nuestras presentaciones evitarán ser eternas y cargadas de diapositivas. Un buen índice contribuye a definir el contenido y desvelar el objetivo. Además, las imágenes ganan terreno a las palabras y ayudan a visualizar de forma más amigable los conceptos.

Llamadas de teléfono: siempre que sea posible, se recomienda el uso de Whatsapp para compartir de forma inmediata un mensaje o contenido. Una vez más, debemos ser breves y muy claros a la hora de expresarnos. De igual modo, se pueden enviar documentos, pero en este caso hay que velar por atender las normas establecidas por la dirección de Seguridad de la Información. Recuerda que es mejor hacer uso de medios gratuitos y de carácter corporativo, como Teams o Whatsapp, frente a llamadas convencionales.

Además de estos ladrones, existen otros muchos a los que también hay que saber identificar y erradicar:

Desorganización: tareas repetidas, desorientación o dificultades para encontrar las cosas, contribuyen a perder el tiempo.

Distracciones: su impacto en el día a día es más perjudicial de lo que a priori imaginamos. Más allá de la interrupción en sí misma, necesitamos 10 minutos para volver al nivel de concentración previo a la interrupción, por lo que debemos evitarlas a toda costa.

Procrastinación: tomar un café, ir al baño, ponerse a hacer tareas que nada tienen que ver con nuestro trabajo… Cualquier disculpa vale para dejarlo todo para después.

Delegación: una distribución inadecuada de tareas supone una gran pérdida de tiempo, tanto si no eres capaz de delegar como si atribuyes tareas a personas sin capacidad para llevarlas a cabo.

Fijación de objetivos errónea: este es uno de los principales errores que se cometen en las empresas y que generan horas perdidas. Establece objetivos a corto, medio y largo plazo evitar dar vueltas sin rumbo y enfocarse en la consecución de logros.

Mala comunicación: tareas repetidas, malos entendidos, problemas que no llegan a quien debe resolverlos… Una mala comunicación es otro grave problema al que enfrentarse para no perder ni hacer perder el tiempo.

Para todos estos problemas, la planificación es la solución. Organizarse bien es la clave para vencer a los ladrones del tiempo. Para ello, lo primero será saber qué tareas hay que hacer y luego dar a cada una su prioridad, estableciendo un horario para cada actividad y estableciendo una rutina.